A. Căn cứ pháp lý

– Luật thương mại năm 2005;

– Nghị định 07/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;

– Nghị định 99/2016/NĐ-CP quản lý sử dụng con dấu;

-Thông tư 11/2016/TT-BCT Quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định 07/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;

– Thông tư 74/2022/TT-BTC Quy định về hình thức, thời hạn thu, nộp, kê khai các khoản phí, lệ phí thuộc thẩm quyền quy định của Bộ tài chính.

B. Điều kiện để pháp nhân nước ngoài thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.

I. Điều kiện để pháp nhân nước ngoài thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam:

– Theo quy định tại Điều 7, Điều 28 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP Quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của pháp nhân nước ngoài tại Việt Nam như sau:

• Về pháp nhân

1. Pháp nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
2. Pháp nhân nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
3. Trường hợp Giấy đăng ký kinh doanhnước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
4. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên
5. Trường hợp văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên thì việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.

Như vậy, Công ty nước ngoài muốn thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam phải có thời gin hoạt động ít nhất 1 năm.

• Về trụ sở

1. Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.
2. Văn phòng đại diện không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.

II. Con dấu và tài khoản ngân hàng của Văn phòng đại diện pháp nhân nước ngoài tại Việt Nam

• Con dấu của Văn phòng đại diện pháp nhân nước ngoài tại Việt Nam

Theo quy định tại khoản 2 Điều 10 và điểm n khoản 2 Điều 12 Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu thì con dấu của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam được khắc dấu qua Công an, cụ thể là Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

• Tài khoản ngân hàng

Theo quy định tại Khoản 4 Điều 17 Luật Thương mại năm 2005 quy định về quyền của Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài tại Việt Nam như sau:

“Điều 17. Quyền của Văn phòng đại diện

4. Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện.”

III. Hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Căn cứ theo Điều 10 của Nghị định 07/2016 NĐ-NP, hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài tại Việt Nam như sau:

– Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

– Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

– Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

– Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

– Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

+) Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

+) Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

Lưu ý:

– Đối với các giấy tờ: Bản sao chứng Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận; Văn bản cử/ bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện do công ty nước ngoài soạn thảo và ký xác nhận; Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất; Bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện là người nước ngoài phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của Pháp luật Việt Nam.

– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc Giấy tờ có giá trị tương đương của pháp nhân nước ngoài phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

IV. Thủ tục mở Văn phòng đại diện cho pháp nhân nước ngoài

Theo Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP thủ tục cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho pháp nhân nước ngoài cần thực hiện 3 bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Thương nhân nước ngoài chọn nộp hồ sơ cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện bằng cách nộp trực tiếp, qua đường bưu điện hoặc nộp trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng). Hồ sơ gửi đến Cơ quan cấp Giấy phép (Sở Công Thương/ Ban Quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao) nơi dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện.

Bước 3: Nhận kết quả

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép tiến hành kiểm tra, yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa hợp lệ Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa 01 lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Khi hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, thương nhân sẽ được cấp Giấy phép mở Văn phòng đại diện trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày hồ sơ hợp l. Trong trường hợp hồ sơ thiếu sót, cơ quan cấp phép sẽ gửi văn bản yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung.